Research Coordinator

Permanent employee, Full or part-time · München

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Your mission
  • Project Coordination & Management
    • Coordinate day-to-day operations of EU Horizon Europe projects and national research projects.
    • Support project planning, implementation, timelines, and deliverable tracking.
    • Manage communication between internal teams, external partners, and funding bodies.

  • Research Strategy & Opportunity Identification
    • Identify and evaluate new research calls and funding opportunities that align with CAALA’s product direction and market needs.
    • Support the development of new project concepts and proposals grounded in user needs and product strategy.

  • Grant & Reporting Support
    • Prepare, review, and submit technical and administrative project reports.
    • Assist in drafting proposals for EU and national funding opportunities.
    • Ensure compliance with EU, national, and internal regulations and reporting requirements.

  • Financial & Administrative Management
    • Support budget monitoring, resource allocation, and financial reporting.
    • Coordinate with finance and administration departments to ensure compliance and documentation accuracy.

  • Stakeholder Engagement
    • Organize and participate in consortium meetings, workshops, and dissemination activities.
    • Act as a primary contact for project partners and stakeholders across Europe.

  • Documentation & Quality Assurance
    • Maintain accurate project documentation, records, and communication logs.
    • Monitor risks and help develop mitigation strategies for ongoing projects.
Your profile
  • Master’s degree in a relevant field (e.g., engineering, environmental sciences, project management, social sciences).
  • 2 – 3 years of experience coordinating EU-funded research projects (Horizon Europe or Horizon 2020).
  • Experience managing German national research grants (e.g., DFG, BMBF, BMWK) is highly desirable.
  • Strong knowledge of EU funding frameworks, regulations, and reporting platforms (e.g., Funding & Tenders Portal).
  • Professional proficiency in spoken and written German and English is required for this position.
  • Excellent organizational, communication, and multitasking skills.
  • Ability to work both independently and collaboratively in an international, interdisciplinary environment.
About us
  

CAALA GmbH is an established, multi-award-winning PropTech based in Munich. We are an interdisciplinary team of architects, civil engineers and software specialists from all over the world. We are open-minded, dynamic, unique and act out of conviction.

Deine Aufgaben
  • Projektkoordination & -management
    • Tägliche operative Betreuung von EU-Horizon-Europe-Projekten und national geförderten Projekten
    • Unterstützung bei Projektplanung, Umsetzung, Zeitmanagement und Nachverfolgung von Deliverables
    • Kommunikation mit internen Stakeholdern, Projektpartnern und Fördergebern

  • Forschungsstrategie & Identifikation neuer Möglichkeiten
    • Analyse und Bewertung neuer EU- und nationaler Ausschreibungen passend zu CAALAs Produktstrategie
    • Mitwirkung bei der Konzeption und Ausarbeitung neuer Projektanträge

  • Fördermittel- & Berichtswesen
    • Erstellung und Prüfung von technischen und administrativen Berichten
    • Unterstützung bei der Antragstellung für EU- und nationale Förderprogramme
    • Sicherstellung der Compliance mit Richtlinien und Anforderungen von EU- und Bundesförderungen

  • Finanzielle & administrative Unterstützung
    • Monitoring von Budgets, Ressourcen und finanziellen Reports
    • Zusammenarbeit mit Finance und Administration zur Sicherstellung korrekter Dokumentation

  • Stakeholder-Management
    • Organisation und Teilnahme an Konsortialtreffen, Workshops und Disseminationsaktivitäten
    • Zentrale Ansprechpartner*in für Projektpartner europaweit

  • Dokumentation & Qualitätssicherung
    • Pflege projektbezogener Dokumente, Protokolle und Kommunikationsunterlagen
    • Unterstützung bei der Risikoanalyse und Risikominimierungsstrategien
Dein Profil
  • Abgeschlossenes Masterstudium in einem relevanten Fachbereich (z. B. Ingenieurwesen, Umweltwissenschaften, Projektmanagement)
  • 2 – 3 Jahre Erfahrung in der Koordination von EU-geförderten Forschungsprojekten (Horizon Europe oder Horizon 2020)
  • Erfahrung mit nationalen Förderprogrammen (z. B. DFG, BMBF, BMWK) von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse der EU-Förderlandschaft, Regularien und Tools (insbesondere Funding & Tenders Portal)
  • Professionelle Sprachkompetenz in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich) ist erforderlich
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Multitasking-Kompetenz
  • Teamorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise in einem internationalen Umfeld
Über uns

Die CAALA GmbH ist ein etabliertes, vielfach ausgezeichnetes PropTech mit Sitz in München. Wir sind ein interdisziplinäres Team aus Architekt:innen, Bauingenieur:innen und Software-Spezialist:innen aus der ganzen Welt. Wir sind aufgeschlossen, dynamisch, einzigartig und handeln aus Überzeugung.

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